Sunting Dokumen Word Secara Bersamaan di Office 2016

Dirilis pada 22 September 2015 lalu, Office 2016 menghadirkan beberapa fitur terbaru dengan membawa perbedaan yang signifikan dari Office versi-versi sebelumnya. Dengan aplikasi ini, Microsoft hendak memberikan kemudahan dengan memungkinkan penggunanya agar dapat menggunakan aplikasi ini dari mana saja dan dengan perangkat apa saja.

Selain itu salah satu point penting yang dihadirkannya yaitu fokus pada kolaborasi. Hal ini menjadi hal penting guna memenuhi kebutuhan para pengguna di era mobile serta cloud. Dengannya, aplikasi berbasis Office 2016 memungkinkan beberapa pengguna mengerjakan suatu proyek secara bersamaan. Dan bagi kamu yang ingin mencoba fitur ini, bisa mengikuti panduan yang PCplus berikan. Berikut langkah-langkahnya:

1. Sebelum mengaktifkan fitur yang ada, pastikan kamu melakukan login terlebih dahulu menggunakan akun Microsoft saat menjalankan Office 2016. Buka atau buat file dokumen di Word, Excel. Pada pojok kanan atas, klik tombol Share. Klik Save to cloud. Selanjutnya kamu akan diarahkan ke Save As, pilih akun OneDrive dan lokasinya untuk menyimpan file.

2. Pada pilihan Share, kamu bisa mengundang orang dengan mengetik alamat email mereka atau mendapatkannya dari daftar kontak yang ada. Kamu juga bisa mengubah permission ke edit atau view only.

3. Kemudian tambahkan pesan ke dokumen yang ingin diinformasikasn ke mereka yang dapat mengakses file tersebut, dan klik Share.

4. Jika tidak ingin menggunakan metode sharing tersebut, kamu bisa klik Get a sharing link yang terdapat pada bagian bawah dari pilihan Share agar dapat menyunting atau melihat tautan dari file tersebut. Melalui tautan ini, kamu dapat mengcopy dan mengirimnya melalui email, IM, atau lainnya.

5. Setelah membagi dokumen melalui OneDrive, mereka yang mendapatkan hak untuk menyunting, dapat dengan mudah membuka file tersebut melalui Office 2016 versi desktop maupun online, dan bisa langsung melakukan kolaborasi.

6. Jika kamu merupakan orang yang membuat atau membagi dokumen tersebut, akan mendapatkan notifikasi yang mengatakan bahwa pengguna lain sedang menyunting dokumen tersebut. Kamu juga akan ditanya apakah dokumen tersebut akan secara otomatis berubah sesuai penyuntingan yang dilakukan. Klik Yes jika menyetujui hal tersebut.

7. Saat kolaborasi secara real time, kamu hanya bisa mengerjakan atau menyunting dokumen yang orang lain tidak atau belum dikerjakan. Contohnya, jika sedang mengerjakan suatu paragraf, kamu bisa terus menyunting dokumen tersebut, namun tidak bisa menyunting paragraf lain yang sedang disunting oleh orang lain, sampai orang lain tersebut pindah ke paragraf berikutnya.

8. Jika ada sesuatu yang hendak dikomunikasikan dengan orang lain, cari tab Share. Dari sini akan ditampilkan seluruh pengguna lain yang sedang menyunting file. Arahkan atau pilih ke orang yang hendak dihubungi, kemudian akan tampil pilihan IM, voice, video chat, atau send an email. Namun jangan lupa untuk memasang Skype terlebih dahulu jika ingin melakukan pembicaraan dengan pengguna lain.