SharePoint 2013, Portal Kolaborasi Modern

Beberapa tahun terakhir ini, SharePoint menjadi salah satu produk Microsoft yang mulai terkenal. Angka penjualan SharePoint terus meningkat walau belum sebesar Microsoft Office, sang primadona.Oleh karena itu SharePoint menjadi produk unggulan Microsoft, selain keluarga sistem operasi dan keluarga office.

Sebagai anak muda yang bukan tergolong kaum gaptek, nggak ada salahnya kalau kita mulai melirik SharePoint untuk dipelajari. Masa yang dipelajari hanya keluarga MS Office mulu. Padahal SharePoint sudah menjadi tulang punggung sistem TI dibeberapa perusahaan besar lho. Setidaknya dengan belajar SharePoint akan membuat kamu memiliki nilai lebih.

Tapi ngomong-ngomong, sudah pada tau belum sih tentang SharePoint?

Dalam bahasa sederhana, SharePoint adalah platform untuk berbagi informasi dan berkolaborasi, berbagi dokumen, menjalankan alur kerja atau workflow dan menjalankan bisnis proses manajemen. Masih belum jelas? Mungkin ilustrasi berikut bisa menjelaskan salah satu kegunaan SharePoint.

Kamu adalah karyawan sebuah perusahaan yang mengimplementasikan SharePoint. Suatu saat, kamu akan mengajukan cuti. Cuti diajukan kepada atasan kamu dengan mempertimbangkan sisa cuti. Data sisa cuti diperoleh dari departemen sumber daya manusia (SDM).

Cara manual yang biasa dilakukan adalah kamu menulis form cuti kemudian meminta data sisa cuti dari departemen SDM. Selanjutnya form tersebut dibawa ke atasan kamu untuk meminta persetujuan.

Kalau pakai SharePoint, kamu cukup akses portal SharePoint yang berbasis web dan buka pengisian form. Saat form dikirim, akan ada workflow yang akan bekerja. Workflow bisa mengirim email ke departemen SDM dan langsung bisa minta persetujuan yang pihak SDM dengan melampirkan sisa cuti. Data sisa cuti bisa diperoleh dari sistem lain. Misal dari aplikasi SDM yang dibuat tim TI atau aplikasi dari produk terkenal seperti SAP, JDE dan lain-lain.

Jika departemen SDM menyetujui, workflow langsung mengirimkan e-mail kepada atasan kamu. Kamu bisa tau cuti disetujui atau ditolak melalui SharePoint atau e-mail. Sudah bisa dipahami?

Selain untuk model cuti, SharePoint bisa dipakai untuk pengelolaan file dokumen. Misal file-file MS Office atau yang lain. Mirip-mirip seperti file sharing namun sudah diberi tambahan fitur yang lebih powerfull. Misal ada sistem signature, hak akses, version dan approval.

Semoga sudah ada gambaran. Baiklah kita mulai saja persiapan untuk melakukan instalasi SharePoint. Agar kamu bisa mencoba dan mengoprek langsung.

Persiapan yang kudu ada adalah:
1. Mesin untuk Domain Controller. Sebaiknya diinstall Windows Server 2012.
2. Mesin untuk database MS SQL Server. Dalam kondisi join domain.
3. Mesin yang sudah terinstall Windows Server 2012 untuk tempat SharePoint. Sebaiknya dalam kondisi join domain dan terkoneksi ke internet.

Koq banyak yang kudu disiapkan? Ya iyalah… karena SharePoint adalah platform. Maka diperlukan beberapa mesin agar kinerja SharePoint berjalan maksimal.

Jika semua mesin sudah siap, unduh SharePoint dari situs http://technet.microsoft.com/en-us/evalcenter/hh973397.aspx

Kemudian lakukan instalasi pada mesin yang sudah disiapkan. Pastikan mesin domain controller dan MS SQL Server sudah siap.

Berikut adalah langkah-langkah instalasi:

1. Instalasi aplikasi-aplikasi yang digunakan untuk mendukung SharePoint. Dibutuhkan koneks internet untuk mengunduh file-file tersebut.

2. Tunggulah dengan sabar sampai terinstall semua dengan benar.

3. Setelah semua sudah terpenuhi, baru lakukan instalasi SharePoint. Masukan Serial Number dan setujui Agreement yang ada.

4. Pilihlah dimana file-file SharePoint akan diletakkan.

5. Kamu tunggu lagi sampai proses instalasi selesai. Lanjutkan dengan mencentang Run the SharePoint Product Configuration Wizard now.

6. Muncul Wizard dan klik saja Next tanpa ragu.

7. SharePoint akan melakukan restart pada beberapa service, seperti Internet Information Services. Kemudia akan muncul layar pembentukan awal sebuah farm SharePoint. Pilih create a new farm.

8. Atur konfigurasi database.

9. Lakukan pengaturan passphrase, konfigurasi untuk system central admin dan lain-lain. Kira-kira hasilnya seperti dibawah ini:

10. Klik next dan tunggu sampai proses selesai.

11. SharePoint sudah terinstall dengan baik. Langkah selanjutnya, kamu tinggal melakukan konfigurasi situs SharePoint.

Pada dasarnya, proses instalasi SharePoint akan membuat System Central Administration dan Site Collection. System Central Administration merupakan portal tempat mengatur dan mengkonfigurasi SharePoint kamu. Sedangkan Site Collection adalah tempat kamu bekerja dan berkolaborasi didalam SharePoint.

Demikian penjelasan singkat tentang instalasi SharePoint. Konfigurasi SharePoint akan dibahas pada artikel mendatang.

Naskah: Lutfie Royan [[email protected]]