Dibantu ABBY, Invoice lebih Cepat Diinput

abby-canonJAKARTA, PCplus – Semua perusahaan biasanya punya sistem administrasi, punya dokumen-dokumen dalam wujud kertas maupun file (digital). Di bagian keuangan perusahaan, biasanya ada tagihan, faktur dan invoice yang harus cepat diselesaikan. Namun proses pembayaran invoice itu tidak jarang cukup lama, karena invoice harus diinput satu per satu. Proses manual ini memakan waktu, apalagi invoice yang datang dari berbagai perusahaan itu tidak sama formatnya.

Input 300 dokumen kertas menjadi file digital setiap hari di sebuah perusahaan logistik, kata Feri Santoso (Director, PT Prisma Teknologi Informatika), bisa memakan waktu empat hari. Tak heran jika proses  pembayaran tagihan menjadi lama bukan? Belum lagi jika informasi tersebut tidak tertata rapi sehingga proses input makin panjang.  Kalau ada info yang harus diperbarui, proses input menjadi lebih rumit lagi karena bisa-bisa melibatkan pihak pemasok data.

Nah kalau mau input data invoice yang ratusan lembar setiap hari itu menjadi lebih cepat, apalagi jika dibandingkan dengan cara manual, bisa loh. Sebab solusi khusus untuk invoice sudah disediakan oleh ABBY Software, yakni ABBY Flexicapture for Invoices.  Untuk 300 lembar dokumen di atas, kata Feri, proses input setelah menggunakan ABBY Flexicapture for Invoices menjadi hanya 20 menit.

ABBY Flexicapture for Invoices, tutur Anna Budanova (Sales & Marketing Manager, ABBY 3A), adalah solusi siap-pakai yang mudah dipakai. “Bisa diimplementasikan di perusahaan dalam beberapa hari saja, bukan bulanan. Software ini bisa melakukan koreksi dan verifikasi data,” jelas Anna. “Data di invoice bisa diambil dalam bentuk field dan dicek apakah sudah sesuai. Data bisa ekstraksi dalam bentuk database, termasuk ke file Excel,” tambahnya.

Data invoice yang bisa diambil itu antara lain nama dan alamat perusahaan, nama dan alamat pemasok, VAT ID pemasok dan perusahaan, tanggal invoice, jumlah dan tanggal pembayaran, data pemesanan (Purchase Order), data per item, penjelasan, jumlah, pajak, harga per unit dan harga total, mata uang, harga bersih, pajak dan harga setelah pajak, detail bank, dan alamat pembayaran dan tanggal jatuh tempo. Andai ada kesalahan atau kekurangan data, software akan memberi tanda dan menolak dokumen sehingga user bisa melakukan koreksi.

Software asal Rusia ini pun bisa diajari untuk mengetahui standar invoice per negara. Invoice standar Eropa misalnya, tidak sama dengan standar invoice Indonesia. Untuk NPWP, di Eropa ada dua kolom, NPWP perusahaan penerima dan perusahaan pembayar tagihan. Di Indonesia, ini dipisahkan. Ada faktur, ada invoice. Namun jangan kuatir, ini bisa disesuaikan dengan mudah tanpa melibatkan programmer. Pengguna cukup mengurangi beberapa syarat via Document Definition Settings, misalnya mata uang dan PPN. Pengaturan ini cukup dilakukan satu kali.

canon dr-m160Di tanah air, software yang menggunakan teknologi recognition dan smart document analysis terbaru ini dipaket bersama scanner sheetfed document reader Canon DR-M160 yang mampu men-scan duplex 120 halaman per menit pada resolusi 200/300 dpi. Solusi paket ini (scanner dan software) dijual dengan harga mulai dari US$ 5000. Kalau mau beli terpisah, juga boleh. Harga software-nya saja, tutur Feri, US$ 5000. Jadi kalau mau hemat, silakan beli paket ABBY-Canon.

“Beli software (seharga US$ 5000), gratis scanner Canon DR-M160 hanya melalui Prisma Teknologi Informatika,” begitu promosi Marselinus (Ass. Marketing Manager, Consumer System Product Division, PT Datascrip).

Wiwiek Juwono

Senior Editor di InfoKomputer dan PCplus. Memiliki spesialisasi di penulisan fitur, berita, serta pengujian gadget dan asesori komputer